欢迎访问河南城建学院-党政办公室(校长办公室)!

学校首页
设为首页
加入收藏
规章制度
您现在的位置: 本站首页 >> 规章制度 >> 正文

河南城建学院行政楼会议室使用办法

河南城建学院行政楼会议室使用办法

会议室是学校举行会议、接待宾客的重要场所。为保证学校会务接待工作的正常运转,提高会议室的使用效率,特制定本管理办法。

一、使用管理

行政楼会议室包括第一会议室、第二会议室、接待室和学术报告厅,具体情况如下:

会议室名称

会议室地点

室内多媒体设施

第一会议室

220房间

投影、音响、电子屏

第二会议室

310房间

接 待 室

306房间

学术报告厅

行政楼后

投影、音响、话筒

上述会议室由院长办公室统一管理。院长办公室安排专人负责会议室的协调使用、清洁卫生、物资设备管理。

二、使用范围

第一会议室、第二会议室和接待室主要用于举办校级小型会议,接待重要领导和来宾,以及经批准由各部门、各单位召集的小型会议。学术报告厅主要用于学校召开的大、中型会议,经批准由各部门、各单位召开的大、中型会议以及由各部门、各单位举办的学术报告、讲座、培训等。

三、使用程序

申请使用单位从院长办公室网主页下载并填写《河南城建学院行政楼会议室使用申请单》,送交院长办公室行政科。

院长办公室根据会议性质、规模及会议室功能或者学校领导意见统筹安排,并将审批结果通知申请使用单位。

申请使用单位接到同意使用的审批结果后,提前到院长办公室行政科领取会议室钥匙。

申请使用单位须提前办理使用审批手续。大型会议至少提前3天,一般会议至少提前1天。

当在同一时间段内对同一会议室有两个或两个以上的单位申请使用时,院长办公室审批决定使用者。

因未办理会议室使用申请手续或申请手续不及时、不明确而造成会议延误等,由申请单位负责。

未经批准,校内各部门各单位不得擅自使用上述会议室。

四、使用要求

1. 使用会议室时,未经院长办公室同意,不得改变会议室设备、家具的位置;不得将会议室物品携带出室外;不得擅自动用室内空调、投影仪、话筒等设备。如需调整座位、使用设备及其他要求,应填写在《河南城建学院行政楼会议室使用申请单》上,征得院长办公室同意后,在办公室专人指导下进行。

2.申请使用单位负责各项会务工作。

3.使用会议室过程中,要注意保持清洁,爱护室内各种设备、用品。会议结束后,申请使用单位应及时清理会场卫生,关闭音响、空调、电灯、门窗等,通知院长办公室有关人员检查、验收、锁门。会议室设施因人为因素损坏或丢失的由申请使用单位或当事人承担相应责任。

五、本办法自印发之日起生效,原有关规定与本办法冲突的自动废止。本办法的解释权归院长办公室。

附件:河南城建学院行政楼会议室使用申请单