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河南城建学院声像档案管理细则

声像档案是指利用现代科学技术,将声音与图像记录在磁性材料、感光材料或其他合成材料等现代非纸质材料上形成的,具有保存价值的照片、录像、录音、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等。声像档案具有生动形象的特点,可为教学、科研和管理提供生动形象的依据和凭证。声像档案同其它载体档案一样,也是我院社会实践活动的真实历史记录。院内各部门在工作活动中形成的重要声像材料是学校档案的组成部分。为进一步加强我院声像档案的归档管理工作,更好地开发利用声像档案信息资源,发挥声像档案在我院各项活动中的重要作用,根据《中华人民共和国档案法》和原国家教委发布的《高等学校声像载体档案工作规范》的相关要求,特作如下规定。

一、声像档案的归档范围

凡在我院各项活动中形成的,或院外单位形成的与本院有关的,并对我院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的声像材料都应归档。

1、名人类:包括学校历届书记、校长、著名教授以及国内外具有一定影响的知名人士的照片、录音、录像。(包括个人和集体合影)

2、反映上级领导和著名人物来我院视察指导工作、参观访问、讲学、做报告的照片、录像带、录音带等。

3、学校及各系部处室、馆、中心等单位制作的反映教学、科研、管理等重要成果的照片、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、录像带、光盘等。

4、学校党、政、工、团组织召开代表大会及其他重要会议形成的照片、录像带、光盘等。

5、我院举行的重要集会和纪念、庆典活动形成的照片、录像带、录音带、影视胶片、光盘等。(包括开学典礼、毕业典礼、论文答辩会、学生的社会实践活动、先进事迹表彰会、奖学金发放仪式、军训、各种文体活动等)

6、反映我院重要外事活动 ( 包括与国内外单位举行的签约仪式等 ) 及校领导出国访问、考察活动的照片、光盘等。

7、院内各民主党派举办的重要活动的照片;知名人士、市以上人大代表、政协委员参与的重要活动的照片等。

8、各系部历年毕业生集体合影照片。

9、反映学校不同时期的风光、建筑设施的照片、光盘、影视胶片等。基建项目拍摄的照片应包括:开工前的原景和场地,招标会议和活动,平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收。)

10、奖状照片。(指获国家级、部、省级以上的各种奖状、奖品、证章、证书。)

11、反映我院发生的重大事件、重大事故的照片。

12、其它具有保存价值的声像载体材料。

二、声像档案的归档要求

1、照片档案的 收集和制作办法:名人类照片要求有标准照片一张(规格3×55厘米以内)和工作照片一至二张(根据各自工作的性质和特点,选择最具有代表性的3×5厘米的照片)。会议类照片档案需拍摄会标与主席台一张。领导讲话一张,代表们讲话一张,先进集体和先进个人照片一张等,台下场面拍摄一张(应能反映会场气氛)。如果到会的有若干位中央、省、市领导,应每人拍摄一张。

2、照片档案主要包括底片、照片和文字说明三部分。照片 ( 黑白或彩色 ) 连同底片一起归档。文字说明内容包括:照片拍摄的时间、地点、事由、人物 ( 主要人物应标明在照片中的位置及姓名、身份 ) 、背景、拍摄者 ( 或拍摄单位 ) 。文字材料用毛笔、碳素墨水、蓝黑墨水钢笔书写或打印,字数一般不超过 200 字。

3、录像带、录音带、磁带、光盘、影视胶片等载体形式的档案,应能反映活动的全过程,保持其成套性、完整性和准确性,对主题内容附以文字说明。

4、凡需要归档的声像档案材料,都应该做到载体质量优良,利于长久保存。归档的声像档案应保证图像音质清晰,并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简练。

三、声像档案的归档办法

1、声像档案工作实行集中统一管理的原则。为了保证声像档案的完整与安全,丰富我院档案室室藏,全院凡有形成和产生声像档案的单位,均应按学院的规定和要求,做好声像档案的形成、收集、整理、归档工作。形成的声像档案经整理立卷后,应及时或分阶段向院档案室移交。

2、各单位兼职档案员负责对应归档声像材料进行系统整理,按载体类型填写移交目录,经检查验收后办理移交手续。档案室归档验收的重点是检查照片、音响、画面是否清楚,载体外观有无划痕、破损,发现问题及时修补。

3、归档时间:声像档案与纸质档案归档同步进行,一般在次年三月底前归档,大型项目的成套声像材料在完成制作后的三个月内归档,特别重要的声像档案可随时归档。

4、声像档案形成量较大的单位,如党委宣传部、信息中心、学生处、团委等单位的档案工作负责人,要督促制作人员和兼职档案员,认真做好需归档声像载体材料的收集、整理与归档工作。两个以上单位共同制作的声像档案,由主办单位负责归档。

5、鼓励个人将自费拍摄、翻拍或保存的有重要史料价值的照片向档案室捐赠。

四、声像档案的管理和利用

1、对声像档案实行统一管理。院档案室将声像档案分门别类,进行加工整理、登记,编制方便利用的检索工具和指南目录。照片档案要按照国家标准《照片档案管理规范》(1996.9)进行整理。

2、做好声像档案的保护。声像档案的载体与其它档案的载体不同,在管理上,应根据声像档案载体的化学成分,物理性能等特点,进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内,并做到防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等。

3、学院各单位或教职工因工作需要借阅声像档案,应持相关审批手续,方可借阅(借阅本人的声像档案只需出本人证件)。借阅必须办理登记手续,借阅人员应保持声像档案的完整、整洁、清晰。对损坏者要追究其责任。归还时档案室管理人员必须进行检查验收并当面注销。

4、声像档案不仅具有现实意义,还具有重要的历史意义。对声像档案的鉴定和销毁,应持慎重态度,原则上不能销毁。

五、具体要求

1、请各单位本着对历史负责的态度,做好本部门声像档案的移交归档工作。

2、综合档案室定期对归档工作实行监督检查。对于归档工作做得好的单位进行表彰,对于有应交档案而不及时移交归档的单位要进行通报批评或追究部门领导人的责任。