欢迎访问河南城建学院-党政办公室(校长办公室)!

学校首页
设为首页
加入收藏
规章制度
您现在的位置: 本站首页 >> 规章制度 >> 正文

河南城建学院实物档案管理细则

实物档案是指学校在教学、科研、管理等各项活动中形成的、具有保存价值的物品。实物档案与纸质、声像等其它载体的档案一样,是学校活动真实、直观的记录。收集、征集实物档案,不但可以为研究学校历史提供珍贵史料,也可以展示宣传学校的形象。为使具有保存价值的实物能够及时、完整、准确、系统地保存归档,真实反映学校各项重大活动,更好地发挥实物档案的利用价值,特制定本办法。

一、收集范围

(一)上级领导、社会名流来院视察、指导工作的题词、贺信、赠言手迹或赠送的字画等物品。

(二)参加在我院召开的重要会议的有关领导及国外友人给我校的题词、赠言手迹等。

(三)国际友人或校友赠送我院的珍贵礼品、纪念品。

(四)兄弟单位或个人赠送我院的反映重要活动的锦旗、牌匾等纪念品。

(五)学校及院内各单位获省、市级以上奖励的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗等。

(六)我院教职工个人、学生个人代表学校参加省、市级以上的比赛并获奖的作品、模型实物。

(七)我院教职工个人、学生个人代表学校所获省部级以上奖杯、奖状、荣誉证书、奖牌等实物档案的原件或复制件。

(八)学校不同时期的证件和徽章。如:工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章等。

(九)学校和各处级单位不同时期的印章及历任校领导的印章。

(十)反映学校历史面貌的其它具有保存价值的实物。

二、归档要求

(一)上级领导来院及综合性活动产生的题词、赠言手迹、重要礼品、纪念品等,由学校办公室及时归档。相关职能部门活动中产生的锦旗、牌匾等纪念品,由主办部门及时送交学校综合档案室归档。

(二)校庆或其它重大活动中收到的礼品,主办部门在活动结束后要编造礼品清单送院领导审阅,经鉴定需永久保存的礼品移交给学校档案室,其余礼品由有关部门保管或处理。

(三)学校及院内各单位荣获省市级以上的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案,一般于次年三月底前随获奖文件材料一并归档。获奖单位需要悬挂、摆放的,应先在档案室办理登记手续,待悬挂、摆放满一年后移交归档。

(四)我院教职工个人所获省部级以上奖杯、奖状、荣誉证书、奖牌等由所在部门在当年年底前进行统计汇总,档案室根据汇总清单和相关文件将证书类档案复印件存档,实物退还本人。教工也可采取自愿捐赠和委托管理的方式将实物档案的原件存放于档案室。

(五)学校和各处级单位不同时期的印章及历任院领导的印章,在印章停止使用后由学校办公室统一造册、截角,移交档案室保存。

(六)鼓励师生员工将属于个人所有但能够反映学校历史面貌的证件、徽章等实物档案向档案室捐赠。对于捐赠者学校将发给纪念证书。对个人送交实物档案及各单位送交以往保留的实物档案,档案室随时接收。

三、收集手续

移交单位、有关人员按照上述收集范围,鉴定整理实物档案,编制文字说明,编制移交清册一式两份,一并移交学校档案室。归档时要附有说明词(包括活动的主题、时间、地点、人物等)。

1、一般实物档案的文字说明应包括:实物名称、实物材料规格、产生时间、制作单位、送交单位、送交时间。

2、奖品、奖状文字说明应包括:奖品名称、奖励材料、奖品级别、授奖单位、授奖时间、送交单位、送交时间。

四、归档管理和利用

(一)学校的实物档案由档案室集中统一管理,配备专门的柜架妥善存放,采取有效措施确保安全。 院档案室对收集和征集到的实物档案,将进行分类、整理、编号,视工作需要及时向全院提供使用。

(二)实物档案实行开放利用,利用者持身份证等有效证件可予以观赏。但实物档案一般不外借,确需借阅时要严格审批手续,防止丢失或损毁。

五、具体要求

1、请各单位本着对历史负责的态度,做好本部门实物档案的移交归档工作。

2、综合档案室定期对归档工作实行监督检查。对于归档工作做得好的单位进行表彰,对于发现有应交档案而不及时移交归档的单位要追究部门领导人的责任。