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规章制度
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河南城建学院党政公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为促进我校党政公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家机关公文处理办法》和省政府办公厅、省教育厅有关公文处理规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条 我校公文是在党政管理工作中形成和使用的具有特定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布学校规章,施行党政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理必须坚持党政分开、实事求是、精简高效的原则,做到准确、及时、安全。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保学校乃至国家秘密安全。

第六条 行文应当确有必要,注重实效,坚持少而精。

第七条 要高度重视并积极推进办公自动化建设工作,逐步推广电子公文,努力减少纸质公文,提高公文处理工作的效率和质量。

第八条 学校办公室(中共河南城建委员会办公室、河南城建学院院长办公室)是学校公文处理的管理机构,主管学校党政的公文处理工作,并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第九条 各单位(部门)公文处理工作由办公室负责,不设办公室的单位(部门)应当指定专人负责。公文处理的有关人员应当忠于职守,廉洁奉公,具备专业知识。

第二章 公文种类

第十条 公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。

第十一条 我校党政公文的主要种类有:

(一)决定 适用于对重要事项或重大行动作出安排;奖惩有关单位及人员;变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)公告 适用于向校内外宣布重要事项或者决定事项。

(三)通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)通知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免人员和聘用干部。

(五)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(六)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。

(七)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。

(八)批复 适用于答复下级机关的请示事项。

(九)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十)函 适用于平行机关、不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十一)会议纪要 适用于记载、传达会议情况或要求与会单位共同遵守、执行的议定事项。

第三章 公文格式

第十二条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人(以上内容为文头)、标题、主送机关、正文、页序号、成文日期、印章、附注、附件、主题词(以上内容为文件主体)、抄送(抄报)机关、印发机关和印发日期等部分组成。具体规定如下:

(一)涉密公文,秘密等级标注在文件首页左上角。“绝密”、“机密”公文应当标明份号。

(二)紧急公文根据紧急程度须在密级下方分别标明“特急”、“急件”。

(三)发文机关须使用全称或规范化简称。

(四)发文字号包括机关代字、年份、序号。发文字号在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“﹝﹞”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。

(五)上行文须在首页上横线右上方注明签发人姓名。其中,“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。

(六)公文标题应简明扼要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应标明发文机关。除法规、规章、批转和转发的公文标题加书名号外,一般不用标点符号。公文标题应在红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

(七)主送机关指公文的主要受理机构,使用全称或规范化简称、统称。

(八)公文如有附件,应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

(九)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发负责人的签发日期为准。

(十)公文除“会议纪要”外,应加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。印章一般盖在成文日期处,上不压正文,下要骑年盖月。

(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当在成文日期下空一行、左空两格加括号标注。

(十二)公文应标注主题词。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。

第十三条 使用规范化汉字,不得使用繁体字或已废止的简化字;文字从左至右横写、横排,从上至下分行;一般独字不占行。需要使用序数符号标明层次时,一般排列顺序是:第一层用“一”,第二层用“(一)”,第三层用“1﹒”,第四层用“(1)”。行政规章视需要按章、节、条、款、项、目标明层次。

第十四条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十五条 公文的行文关系,根据各自的隶属关系和职权范围确定。

(一)中共河南城建学院委员会、河南城建学院可以向上级党政组织和下级党政组织行文。

(二)党委办公室、院长办公室根据学校党委和行政授权,可以向党总支(直属党支部)和学校行政单位行文。

(三)党委和行政其他部门在各自职责范围内可以向党总支(直属党支部)和校内各单位行文通报情况、安排专项工作,但不得发布指示性公文。

(四)中共河南城建学院纪律检查委员会可以根据隶属关系向上级或下级纪委行文。

(五)河南城建学院工会委员会,可以根据隶属关系向上级或下级工会组织行文。

(六)共青团河南城建学院委员会,可以根据隶属关系向上级或下级共青团组织行文。

(七)行政单位之间一般不得互相行文,也不得越级行文。

第十六条 党政联合行文,共同署名,分别存档。

第十七条 发文字号由学校办公室统一规定。

第十八条 “请示”与“报告”要分别行文。“请示”一般一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。公文标题不得用“请示报告”字样。除领导直接交办的事项外,校内各单位呈报校领导审批的请示、报告,应填写“河南城建学院工作请示签报”并签字、加盖公章,送学校办公室登记、转呈有关校领导。校领导一般不直接接收各单位的请示、报告。

第十九条 公文为规章制度的,在正文开始时应说明建规立制的法律法规和政府规章等方面的依据,在正文末尾或附则中要说明负责执行和解释的职能部门或单位、开始执(试)行的日期和执(试)行期限以及需同时废止的公文或条款;初次制订的规章制度,标题中类别(办法、细则、规定等)前可加“暂行”或“试行”,暂行规章制度可随时废止,试行规章制度在到期时修订或废止。学校党政规章制度须经党委会或院长办公会议审定。

第二十条 党群系统的工作不得以行政的名义行文,行政工作也不得以党委名义行文,涉及学校的重大事项或互相交叉的内容,以党委和行政的名义联合行文。

第二十一条 对上级机关的来文,如无具体贯彻意见,可原文翻印下发,不另重复行文。

第五章 公文办理

第二十二条 公文办理分为收文和发文的办理。

第二十三条 发文办理分为公文的草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。

(一)以学校党委和行政名义发文(或经党委和院长授权的党办、院办发文)流程:

主办或承办单位拟稿并誊写发文稿纸→本部门领导核稿(有关部门领导会签)→送学校办公室审核→报请校领导签发→学校办公室编号→打印(拟办人员校对)→盖印、发文存档→分发。

其中重要文件经党委会议、院长办公会议讨论通过后由党委书记、院长签发或党委书记、院长授权党委副书记、副院长签发;一般文件或急需办理的文件经党委书记、院长审核通过后授权党委副书记、副院长签发。

(二)党委部门发文(包括纪委、团委、工会发文)流程:

主办单位拟稿并誊写发文稿纸→本部门领导校核(有关部门领导会签)→分管校领导签发→本部门编号→打印(拟办人员校对)→盖印、发文存档→分发。

(三)起草公文应当做到:

1.符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神,完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;

2.全面、准确地反映客观实际情况,提出的政策、措施切实可行;

3.观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确;

4.开门见山,文字精练,用语准确,篇幅简短,文风端正;

5.人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

(四)公文校核的基本任务是协助学校党委、行政领导保证公文的质量。公文校核的内容是:

1.是否确需行文;

2.报批程序是否符合规定;

3.内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级的指示精神,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;

4.涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;

5.所提措施和办法是否切实可行;

6.人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合有关规定。

须学校办公室审核的重大活动或有报文时限要求的文稿,应在时限前三个工作日以上送至学校办公室审核、修改。文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改。

(五)有关领导签发公文时,应签署姓名和时间,使用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔签署。

(六)发文机关在公文正式印发前,对公文的审批手续、文种、格式等进行复核,确定发文字号、分送单位和印制份数。

(七)发文登记须由专人办理,包括填写发文字号、按经领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。

(八)公文的印刷应当做到准确、及时、规范、安全、保密。秘密公文应当由专人负责进行印制。

第二十四条 公文份数不够,允许按原版补印;公文一经印发,不得随意修改重印;因特殊情况确需修改的,须撤销原公文另行发文,或经签发人重新签发后印刷。

第二十五条 收文办理指学校办公室对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。

(一)属学校党委、行政收文的,由学校办公室统一办理;属各部门和各单位收文的,由各自负责办理。

(二)签收公文应当逐件清点,如发现问题,应当及时向发文机关查询,并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。

(三)公文办理过程中应对公文的特征和办理情况进行记载。

(四)校外来文由学校办公室主任或主任授权的副主任提请校领导批阅,并根据校领导意见送有关领导阅知、批示或直接分发有关单位和人员处理。

(五)学校各职能部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡须报请党委或行政审批的事项,承办部门应当提出处理意见并代拟文稿,请党委或行政审批。

(六)学校办公室对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当定期催办,并随时或者定期向校领导反馈办理情况。

第二十六条 公文立卷、归档和销毁

(一)公文处理过程中,应当使用符合存档要求的书写材料。公文办理完毕后,各单位应当按照《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》和我校的有关规定进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。

(二)公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,应保证档案的齐全、完整,以便于保管和利用。

(三)公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制单位证明章,视同正式文件妥善保管。

(四)没有归档和保存价值的公文,经过鉴定和主管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,并由两人监销,保证不丢失,不漏销。

第二十七条 公文保密

(一)公文处理应当严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,确保党和国家秘密的安全。凡泄露党和国家秘密公文的,依照有关法律、法规的规定进行处理。

(二)上级机关下发的公文,除绝密或注明不准翻印的以外,经学校办公室主任批准,可以翻印(复印)。翻印(复印)的文件,应按正式文件管理,不准随处携带和遗失。

(三)传递、管理秘密公文,必须采取相应的保密措施,确保安全。用计算机、传真机等传输秘密文件,必须采用保密装置,不得利用计算机、传真机传输绝密级公文。

(四)机构合并时,全部公文应当随之合并管理。机构撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。专兼职文秘人员、机要员调离工作岗位时,须向所在单位(部门)移交、清退本人暂存、借用的公文。

第六章 附 则

第二十八条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

第二十九条 本办法自发布之日起施行。

第三十条 本办法由学校办公室负责解释。