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档案宣传
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关于收集移交2011年度应归档材料的通知

 

校属各单位:

    根据《高等学校档案管理办法》、《河南城建学院档案管理办法》、《河南城建学院声像档案管理细则》和《河南城建学院实物档案管理细则》等文件的有关规定,院综合档案室从即日起开始收集、接收2011年度学院各部门在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的各门类应归档材料。现将收集、移交应归档材料的有关事项通知如下:  

一、归档范围

1.综合档案室在调研的基础上重新修订了《河南城建学院档案归档范围和保管期限表》,现公开征求意见,请结合本单位的具体工作范畴认真核对此表所列内容,如有补充或不同意见请于315日前与综合档案室联系。

2.2011年度学校在党政管理、教学、科研、外事、基建、仪器设备、出版、财务等各项活动中产生的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料均应归档。其中党群类档案包括:党务综合、纪检、组织、宣传教育、统战、工会、团委等类目;行政类档案包括:行政综合、人事、监察审计、武装保卫、总务、档案、图书、文博等类目;教学类档案包括:综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位工作、毕业生工作、教材等类目。科研、外事、基建、仪器设备、出版、财务等应归档范围请参照《河南城建学院档案归档范围和保管期限表(征求意见稿)》执行,或具体咨询院综合档案室。

3.立卷归档的文件材料包括纸质材料、声像、电子、图表、实物等文件材料(如文件、照片、光盘、磁盘、奖杯、奖牌等)。非纸质载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。  

4.综合档案室继续接收各部门在2011年以前产生的但还没有移交给档案室保管的应归档材料。   

二、归档要求   

1.各部门根据本部门的工作职责,负责本部门的归档材料的收集、整理工作。材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。

2.文件类的归档材料实行以件为单位归档,教学、科研、基建、出版、设备、财会等专业性归档材料以卷为单位归档。

3.立卷归档的材料必须是原件,复印件原则上不得归档。院内发文要附文件正本、底稿、发文笺、附件等。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范,凡使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等不耐久书写材料,不符合存档要求的材料由主办部门复印后,将复印件附在原件后,随原件一同移交归档。   

三、档案材料的移交   

1.归档部门移交档案材料时必须填写归档材料移交清单,交接双方要当面检查核实,并签字认可。移交清单一份存院综合档案室,一份存本部门。在移交纸质档案的同时,应移交该纸质档案的电子稿。    

2.各部门收集、整理好的应归档材料务必于3月底之前向档案室移交完毕,届时院办公室将对移交情况进行通报。

3.移交地点:行政办公楼三楼档案室

联系人:李素锦  李熙利     

咨询电话:2089088   2089061

邮箱:zhdas@hncj.edu.cn

                                         

附件:河南城建学院档案归档范围和保管期限表(征求意见稿)

 

办公室 

                                      2012年2月21