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档案法规
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河南城建学院档案管理办法

 

第一章   

    第一条  为规范学院的档案工作,充分发挥提高档案管理在学院教育事业发展中的作用,使之更好地为学院各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部27号令),结合河南城建学院的实际情况,特制订本办法。

    第二条  本办法所称的档案,是指学院在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

    第三条  档案工作是办好学院的重要基础性工作,学院将档案工作纳入学校整体发展规划。学院档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第二章           管理体制及职责

    第四条 学院档案工作由院长领导,其主要职责是:

    ()贯彻执行国家关于档案管理的法律、法规和方针政策,批准学院档案工作规章制度; 

()将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展;

    ()建立健全与学院办学规模相适应的档案机构,落实人员

编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

    ()研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

    分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。

第五条 学院档案工作由综合档案室统一管理,其管理职责是:

()贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学院档案工作;

    ()拟订学院档案工作规章制度,工作规范和管理办法;

    ()负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料;

    ()编制检索工具,编研档案史料,开发档案信息资源;

    ()组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

    ()开展档案的开放和利用工作;

    ()开展学院档案工作人员的业务培训;

    ()利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案

的文化教育功能;

()开展档案学术研究和交流活动;

()完成领导交办的其他工作。

第六条 学院各部、处、室、院必须明确一名负责人分管本部门档案工作,并配备1-2名专()职档案员,负责本部门档案的收集整理和立卷归档工作,按时移交档案,做到立卷规范,归档材料齐全、完整。

 第七条  档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。    

第八条  学院专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。学院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员按照国家有关规定予以补助。

第三章  档案管理

第九条 学院建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。  

第十条 学院对纸质档案材料和电子档案材料实行同步归档。文件材料的归档范围是:

()党群类:主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学院关于党群管理的文件材料。   

()行政类:主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。      

()学生类:主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

()教学类:主要包括学院在教学管理、教学实践、教学研究等各个环节中形成的不同载体的材料。主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等材料。

()科研类:主要包括学院在科研工作中,从科研立项开始直至成果推广应用的全过程中形成的文字、图表、数据、照片、声像等材料。

()基本建设类:主要包括学院在新建、改建、扩建、维修等工程项目中形成的具有凭证、参考价值的材料。

 ()仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在1 O万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。     

()产品生产类:主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

()出版物类:主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

()外事类:主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学院聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:主要包括学院会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等在会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期参考价值和凭证作用的材料。

十一)声像类主要包括以感光和磁性为载体,以影像和声音为主要反映方式,并辅有文字说明的能反映学院各方面职能活动的重大事件以及学院面貌的影片、录像、照片、录音、磁带()等声像材料。具体归档范围按照《河南城建学院声像档案管理细则》执行

(十二)实物类:主要包括学院在教学、科研、管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品。具体归档范围按照《河南城建学院实物档案管理细则》执行

第十一条 归档要求:

(一)实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向综合档案室移交。移交档案必须履行手续,填写移交清册,经档案工作人员验收后,方能办理交接手续。

(二)归档的文件材料应是原件,且齐全完整,归档的案卷质量应符合规定的质量标准。

(三)归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求,禁止使用字迹不牢固的铅笔、圆珠笔和质地次劣的纸张、胶片

(四)电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GBT 188942002)执行。    

第十二条  学院档案材料归档时间为:  

()学院党政管理部门应当在次学年6月底前完成归档; 

()教学类档案应当在次学年寒假前归档;

()科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

()仪器设备类在开箱验收后归档。

()当年产生的会计材料,财会部门应于次年6月底前整理组卷。本部门保留3年,期满后的次年6月底前向档案室移交。

第十三条  综合档案室按照上级相关规定及学院的工作需求,编制学院档案分类方案及档案保管期限表,对档案进行整理、分类、鉴定、编目和排架。

第十四条  对保管期限已满、已失去保存价值的档案,由综合档案室和有关部门共同组成鉴定小组,全面审查鉴定档案的保管期限和密级,对超过保管期限失去利用价值的档案提出销毁意见,写出报告,登记造册,报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十五条 综合档案室采用有效的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。    

第十六条  学院与其他单位分工协作完成的项目,院综合档案室应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交院综合档案室保存。

第十七条  学院中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

综合档案室负责对与学院有关的各种史料进行征集。

第十八条  综合档案室建立健全档案库房管理制度,档案库房要有防盗、防火、防潮、防高温、防强光、防鼠、防虫、防尘、防污染等措施,确保档案的安全。对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患。

第十九条 综合档案室认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案的利用与公布

第二十条  综合档案室按照国家有关规定公布档案。未经学院授权,其他任何组织或者个人无权公布学院档案。

属下列情况之一者,不对外公布:   

()涉及国家秘密的;         

()涉及专利或者技术秘密的;        

()涉及个人隐私的;        

()档案形成单位规定限制利用的。      

第二十一条  学校工作人员查阅利用档案时,必须凭介绍信、工作证、身份证等合法证明,说明查阅目的,办理查阅登记。 学院各部门(单位)查阅本部门(单位)归档的档案,可直接查阅,查阅非本部门的档案须经归档部门同意。室藏档案原则上不外借,如必须借出时,须经主管领导批准,并及时归还。

第二十二条 外单位查阅、利用本院档案,应持其单位介绍信、工作证、身份证,经档案室负责人批准后,在阅览室查阅。

 第二十三条  涉及专利或成果转让等档案,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学院保密工作部门批准。    

 重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案室负责人批准。  

第二十四条 综合档案室编制必要的检索工具,提供档案目录、全宗指南、档案室指南、计算机查询系统等,为利用档案创造便利条件。利用者须对档案的安全、完整负责,违反查阅规定的要追究其责任。

第二十五条  综合档案室是学院出具档案证明的唯一机构。加盖综合档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。  

第二十六条  综合档案室积极开展档案的编研工作。采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。条件许可时在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章  条件保障

第二十七条  学院将档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。   

第二十八条  学院提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。    

 第二十九条  学院为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案室建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章  奖励与处罚

第三十条  学院对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:     

()在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;   

()在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;   

()在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

()将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院的;

()同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

 第三十一条  有下列行为之一的,学院对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。   

()玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;     ()违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

()涂改、伪造档案的;

()擅自出卖、赠送、交换档案的;

()不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

()其他违反档案法律法规的行为。

 

第九章 附则

 

  第三十二条 本办法由综合档案室负责解释。

  第三十三条 本办法从公布之日起执行。《平顶山工学院档案管理办法》(平工 [2003] 4号)同时废止。