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发15 河南省直机关文件材料归档质量检

豫档发[2011]15                                               

 

 

关于印发《河南省省直单位

文件材料归档工作检查办法的通知

 

省直各单位:

为全面推进省直单位档案工作,提高文件材料归档质量根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《河南省档案管理条例》,经过征求省直单位的意见,制定了河南省省直单位文件材料归档工作检查办法》。现印发给你们,请贯彻执行。

                                         

 

    (此页无正文)

 

 

 

 

 

                                    河南省档案局

                                  2011年5月16

 

 

 

 

主题词:  文件归档  质量检查  办法  通知

河南省档案局办公室                      2011521

     (共印260份)

河南省省直单位文件材料归档质量检查办法

 

第一条  为全面推进省直单位档案工作,提高文件材料归档质量根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《河南省档案管理条例》制定本办法。

第二条  检查范围省直机关、事业单位、民主党派、群众团体、省属高等院校、中直驻豫单位。

第三条  检查依据:《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河南省档案管理条例》、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》、《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》以及国家有关专业主管部门和国家档案局联合颁发的专业档案管理的规范性文件

第四条  检查标准:《河南省省直单位文件材料归档工作检查标准》(见附件)。

第五条  检查时间与组织

(一)检查工作由省档案局组织,除省属高等院校外时间安排在当年7-8月;受检单位隔年接受一次检查。省属高等院校的检查安排在当年10月。检查事先通知安排,事后总结通报。

(二)检查以档案业务协作组为单位进行。检查小组由省档案局牵头、协作组成员单位档案工作人员参加,3-5人组成。

第六条  检查程序

(一)受检单位接到检查通知后,应准备有关材料(如本单位档案分类大纲、归档范围、保管期限表、收发文登记簿、归档文件目录等),按时接受检查。

(二)检查工作分四步进行:1听取受检单位文件材料归档工作情况汇报;2依据本办法详细检查本年度文件材料归档工作,同时复查前次检查不合格项目整改情况;3评议、打分并作出检查结论;4反馈检查结论。

第七条  检查结果

检查小组按照河南省省直单位文件材料归档工作检查标准》对受检单位进行评分。得分在85分(含)以上的为优秀;75分(含)以上的为良好;60分(含)以上的为合格;60分以下的为不合格。

第八条  检查效用

(一)检查结果作为考核、衡量受检单位文件材料归档工作和档案人员工作实绩的主要依据。

(二)省档案局对优秀、良好、合格的受检单位颁发“文件材料归档工作检查合格证”

(三)省档案局对优秀的受检单位及其做出突出贡献的档案工作人员进行通报表彰,并建议该单位对有关人员给予适当奖励。

(四)对检查不合格的,下发“文件材料归档工作整改通知单”,限期整改。在规定期限内不按时整改的单位,省档案局将依照有关档案法律、法规作出行政处罚,追究直接责任人的相关责任。

(五)检查中发现受检单位有重大违反档案法律、法规案件,已造成档案丢失、霉变、损毁等的,将按规定程序进行立案查处。
      第九条  本办法由省档案局负责解释。
      第十条  本办法自印发之日起执行。

附件:

《河南省省直单位文件材料归档工作检查标准》

检查项目

检 查 内 容

标准分值

检查分值

文件材料归档管理体 

18分)

1、将文件材料归档工作纳入单位或部门工作计划和总结(1分);明确分管领导、主管部门(1分);文件材料归档工作需要的人、财、物有保障(2分)。

4

 

2、建立了文件材料归档制度,文件材料归档工作纳入了部门管理职责和相关人员工作职责,并认真执行。

2

 

3对各门类、载体的文件材料(文书、会计、科技、专业、音像、实物、电子等)实行集中统一归档管理(6分);管理与档案有关的资料(1分)。

7

 

4档案人员相对稳定,定期参加档案业务培训(1分);机关内部各职能部门配备了兼职档案员,档案管理网络健全1分)。

2

 

5档案部门配备有电脑、扫描仪、复印机、刻录机、摄影机、照相机等开展归档工作所必需的硬件设备(2分);档案部门具有收集本单位办公自动化(OA)系统信息数据所需的网络条件或手段(1分)。

3

 

归档文件材料收集整 

52分)

 

6、根据国家档案局和各行业主管部门的要求,定期修订各类文件材料归档范围和保管期限表3分);并按有关要求报省档案局进行审批、备案(1分)。

4

 

7、建立收发文登记制度,并坚持做好登记工作。

2

 

8、平时做好文件材料的收集、整理,按类存放,妥善保管。

3

 

9、应归档的各种门类和载体的文件材料收集齐全、完整8分);实行纸质、电子文件双套归档(2分)

10

 

10制定符合业务规范的档案分类大纲(1分)、编目说明(1分)和归档类目(1分)。

3

 

11、六月底前,上年度归档的文件材料已按有关规范整理完毕(3分);各类归档文件全部上架(1分);排列有序(1分);无积存零散文件(1分)。

6

 

12、文书档案整理符合河南省档案局印发的《归档文件整理规则实施细则》的要求,分类科学、保管期限划分准确、排列合理、编号正确、装订规范,档号章、档案盒、盒内备考表填写符合要求。

6

 

13、科技档案整理符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。

4

 

14、会计档案整理符合《会计档案管理办法》的规定。

4

 

15、声像档案整理符合《照片档案整理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等国家规范、标准的要求。

4

 

16、其他专业档案整理符合国家档案局和各行业主管部门的要求。

3

 

17建立本单位重大活动建档制度(1分),重大活动各门类、各载体文件材料收集齐全、整理规范、归档及时(2分);

3

 

电子公文管 

10分)

18档案信息化与本单位办公自动化和电子政务建设同步发展(1分),建立本单位电子公文归档制度(1分),做好各类电子文件的接收、归档和利用工作(2分)。

4

 

19档案管理软件功能和档案数据结构符合规范,定期做好脱机备份工作,确保归档电子文件的真实性、完整性和有效性。

1

 

归档文件材料编目、检索

6分)

20、对已归档的文书档案编制文件级目录及其他基本检索工具。

3

 

21、对已归档的科技档案、会计档案、声像档案、其他专业档案以及重大活动档案等,编制案卷级、文件级目录。

3

 

22、依托档案管理软件,建立归档年度全部档案案卷级(1分)、文件级(2分)目录计算机检索;重要、珍贵、利用率高的档案全文数据库(2分,可按比例得分)。

4

 

归档文件材料安全保管

12分)

23、有足够数量和质量较好的档案柜架,并采用符合国家标准或地方标准规范的无酸档案盒。

2

 

24、归档文件制成材料及整理材料符合档案保护要求。

2

 

25、归档文件材料用纸规范,破损纸张托裱整齐,图纸等超大纸张按规定折叠。

2

 

26、有专用档案库房,并做到办公、阅览、库房三分开。

3

 

27、档案库房配备了防盗、防火、防光、防高低温等设施设备,达到“十防”要求。

3

 

检查得分总计: